Ce que j’apprends sur le terrain, par écrit.
Des articles pour les dirigeants d’organismes de formation qui veulent remettre de l’ordre dans leur fonctionnement, choisir leurs outils sans se tromper et suivre leur activité sans y passer leurs soirées. Chacun commence par la réponse courte, puis entre dans le détail.
Articles
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Comment choisir un prestataire pour automatiser votre organisme de formation ? Pour choisir un prestataire qui automatise votre organisme de formation, évitez cinq pièges : acheter l’outil avant d’avoir écrit le process, ignorer qui fera le travail chaque jour, ne confier à personne la vérification, laisser les comptes au nom du prestataire et signer sans savoir comment en sortir. Écrivez d’abord votre process, puis demandez des réponses écrites sur le reste.
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Préparer un contrôle DREETS (ou DRIEETS en Île-de-France) sans y passer une nuit blanche Un contrôle DREETS, ou DRIEETS en Île-de-France, vérifie que vos formations ont bien eu lieu et que l’argent reçu a servi à les réaliser. Pour le préparer, rangez par session la convention, le programme, les émargements, les attestations et les factures, puis assurez-vous de retrouver tout le dossier d’une session prise au hasard en quelques minutes.
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Dendreo, Digiforma ou un système sur mesure : lequel choisir pour votre organisme de formation ? Dendreo et Digiforma sont deux logiciels sérieux, et l’un ou l’autre suffit tant que tout votre travail passe dedans. Digiforma compte en apprenants par an, Dendreo en heures-stagiaires, et la durée moyenne de vos formations décide du calcul. Un système construit autour vient en plus, quand vous recopiez chaque jour des informations vers la comptabilité ou un tableur.
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Réduire les tâches administratives de votre organisme de formation : par où commencer Pour réduire les tâches administratives d’un organisme de formation, faites d’abord le relevé d’une semaine normale : chaque fois qu’une information est recopiée, qu’il faut relancer quelqu’un ou chercher un document. La ressaisie et les relances arrivent souvent en tête et se structurent facilement. Pour chacune, décidez qui s’en occupe et qui vérifie, puis automatisez. Le logiciel vient en dernier.
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Plafond de 80 % de sous-traitance sur le CPF : que faire si votre organisme est au-dessus ? Depuis le 1er avril 2024, un organisme référencé sur Mon Compte Formation ne peut pas sous-traiter plus de 80 % des frais pédagogiques qu’il facture sur la plateforme au cours d’une année civile. Si vous êtes au-dessus, refaites d’abord le calcul sur la bonne base, puis reprenez en direct une partie des actions d’ici le 31 décembre.
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Suivre vos formateurs indépendants sans le tableur qui explose Suivre les formateurs indépendants de votre organisme de formation, c’est tenir pour chacun une fiche qui relie son contrat, ses justificatifs, son attestation de vigilance URSSAF, ses sessions, ses factures et ce qu’il vous coûte. Un tableur range tout ça mais ne vous alerte de rien, alors qu’il vous faut des échéances et un responsable en face de chacune.
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Gérer un réseau de formateurs indépendants : le jour où votre organisme tape le mur Gérer un réseau de formateurs indépendants se complique surtout avec le nombre de choses à suivre : contrats, documents, sessions, factures, financeurs. Quand vous ne savez plus qui attend quoi sans ouvrir trois fichiers, vous touchez le mur. Pour vous en sortir, on regarde d’abord qui fait quoi, puis on crée une fiche par formateur avec des alertes, avant d’automatiser.
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Les coûts cachés d’un organisme de formation mal outillé : où ils se logent chez vous et comment les voir Les coûts cachés d’un organisme de formation mal outillé ne se voient pas sur votre relevé. Ce sont les émargements recopiés, les factures de formateurs à recouper, la marge de chaque session que personne ne calcule et les dossiers ressaisis chez le financeur. Pour les voir, comptez-les sur un mois, puis reliez entre elles les étapes d’une session.
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Récupérer des heures sur la gestion de vos formateurs, sans créer un poste de plus Pour récupérer des heures sur la gestion de vos formateurs sans recruter, confiez d’abord à des règles tout ce qui peut se déclencher seul : alertes avant l’échéance des documents, rapprochement des factures avec le planning, classement des émargements par financeur, messages quand une session bouge. Votre équipe garde les décisions, et vous savez ensuite si un poste se justifie.
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Votre logiciel de gestion de formation ne parle pas à vos autres outils : comment je les relie Un logiciel de gestion de formation garde vos sessions et vos stagiaires, mais il ne voit souvent ni votre banque ni les factures de vos formateurs. Tant que personne ne relie ces informations, c’est vous qui le faites à la main. Le plus souvent, inutile d’en changer : on écrit qui vérifie quoi, puis on le relie au reste.
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Piloter votre organisme de formation sans usine à gaz : les chiffres à suivre chaque semaine Pour piloter un organisme de formation sans usine à gaz, suivez cinq chiffres chaque semaine : les demandes à rappeler, les dossiers incomplets avant une entrée en formation, les émargements manquants, les factures de formateurs à valider et les sommes facturées non encaissées. Chacun sort de ce qui existe chez vous, et une personne nommée le tient à jour.
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La ressaisie manuelle dans votre organisme de formation : où part le temps et comment l’arrêter Dans un organisme de formation, la ressaisie, c’est recopier à la main une information qui existe déjà : un émargement, le SIRET d’un formateur, les heures d’une session. Pour l’arrêter, choisissez pour chaque information un seul endroit où elle est saisie, puis faites-la circuler automatiquement vers les dossiers qui en ont besoin. Commencez par celle qui vous coûte le plus.
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Comment brancher l’IA sur la gestion de votre organisme de formation ? Brancher l’IA sur la gestion de votre organisme de formation, c’est lui faire lire vos données : sessions, formateurs, factures, financeurs. Ça se fait dans un ordre précis. D’abord le process et qui vérifie quoi, puis une base propre, puis des automatisations qui la tiennent à jour. L’IA vient en dernier, pour lire et préparer, et vous gardez la décision.
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Comment faire financer la digitalisation de votre organisme de formation ? Pour faire financer la digitalisation de votre organisme de formation, écrivez d’abord votre projet sur une page. Mettez ensuite d’un côté la formation de l’équipe, à voir avec votre OPCO, et de l’autre l’outil et le conseil, à présenter à la Région et aux conseillers publics. Vérifiez enfin chaque aide sur sa fiche officielle avant de déposer.
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Make ou n8n pour automatiser votre organisme de formation : comment je choisis Make et n8n relient vos outils et déclenchent des actions. Make est hébergé pour vous et compte un crédit pour la plupart des actions. Le cloud de n8n compte des exécutions, et la version installée sur votre serveur est gratuite, mais quelqu’un devra l’entretenir. Choisissez après avoir écrit ce que votre organisme de formation veut automatiser, et qui surveillera.
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Monter un CRM simple dans votre organisme de formation pour suivre vos formateurs et vos stagiaires Un CRM simple pour un organisme de formation, ce sont trois listes reliées entre elles : les formateurs, les stagiaires et les sessions qui les rassemblent. On écrit d’abord les questions auxquelles il doit répondre, puis qui saisit quoi et à quel moment. L’outil vient ensuite : un tableur bien tenu, Airtable ou Notion suffisent souvent pour démarrer.
On en parle ?
Si un de ces sujets vous parle de trop près, prenez 30 minutes pour me raconter comment ça se passe chez vous. Je vous dirai franchement par où je commencerais.