Comment je travaille chez vous, et dans quel ordre.
Dans un organisme de formation, je commence par regarder avec votre équipe comment le travail se fait vraiment. Ensuite, on règle un process à la fois : on l’écrit ensemble et on décide qui le vérifie. Seulement après, j’automatise ce qui vous fait perdre du temps, avec l’IA quand elle sert. Rien ne se construit sans votre accord.
Vous voulez automatiser, et je vous comprends.
Si vous cherchez un prestataire pour automatiser la gestion de votre organisme de formation, c’est sans doute que les relances aux financeurs et les factures des formateurs vous prennent des heures que vous n’avez plus. Des outils pour récupérer ce temps, j’en fabrique, et j’aime ça. Le problème, c’est qu’un outil branché sur une façon de faire que personne n’a écrite accélère surtout les erreurs, et c’est souvent vous qui les rattrapez le soir.
Alors je m’en tiens à un ordre en six temps, et je ne saute pas d’étape pour aller plus vite. Depuis trois ans, je suis le bras droit d’une dirigeante d’organisme de formation, et c’est là que j’ai compris pourquoi une information ne remonte pas, sans mauvaise volonté de personne. Ce déroulé porte un nom chez moi, CLEAR UP, et mon parcours raconte le reste.
Les six temps, dans cet ordre-là.
Les deux premiers forment le Clear Up Diag, huit jours répartis sur trois mois. Les deux suivants se répètent pour chaque process que vous décidez de traiter, et les deux derniers font durer l’ensemble.
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Mettre à plat
On regarde ensemble toute la chaîne, de la première demande jusqu’à la facture, avec les personnes qui font le travail chaque jour. Je note ce qui marche et ce qui coince, sans chercher de coupable.
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Trouver le blocage qui commande les autres
Dans tout ce qui coince, il y a souvent un point qui, une fois réglé, en débloque plusieurs autres. Ça peut être la facturation des formateurs ou le suivi de l’assiduité, et je vous dis par écrit lequel, puis par quoi continuer.
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Concevoir
Avec la personne que vous désignez, on dessine le process tel qu’il devrait tourner : qui fait quoi et qui vérifie que c’est fait. Elle l’écrit avec ses mots, et vous le validez avant qu’on construise quoi que ce soit.
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Mettre en place, un process à la fois
C’est là que je construis les outils et les automatisations qui vont avec, puis que je montre à votre équipe comment s’en servir. Tant que ce process-là n’est pas appliqué, on n’en commence pas d’autre.
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Piloter avec des chiffres à jour
Vous voyez où en sont vos dossiers et vos factures sans avoir à ouvrir plusieurs tableaux, et vous repérez ce qui dérive avant que ça devienne un problème. C’est aussi à ce moment qu’on choisit ensemble le process suivant.
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Faire grandir
Quand une formation s’ajoute ou qu’une réforme change les règles, on ajuste ce qui existe au lieu de tout reprendre, et la documentation suit au fur et à mesure.
Ce que je note quand je mets un process à plat.
Au premier temps, je mets côte à côte ce qui est prévu et ce qui se passe vraiment, étape par étape, avec les personnes qui font le travail. Voilà ce que ça donne sur un exemple.
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Demande d’inscription
Saisie le jour même
Fait comme prévuSaisie le jour même
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Pièces du dossier
Vérifiées à l’inscription
Pas faitUne pièce manque, personne ne le voit
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Relance au financeur
Envoyée mardi
Pas faitChacun croit qu’un autre l’a envoyée
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Convocation
Envoyée une semaine avant
Fait comme prévuEnvoyée une semaine avant
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Veille du premier jour
Dossier contrôlé par l’administratif
Fait par vousLe dimanche soir, à la maison
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Premier jour
Dossier complet
Fait en retardDossier complété le matin même, en urgence
Je l’ai appris à mes dépens. J’ai déjà livré une automatisation qui marchait, et pourtant ses alertes sont restées des semaines sans réponse, parce qu’on n’avait pas clairement décidé qui devait les traiter.
Pour moi, le process et l’analyse du process font partie du process.
Aujourd’hui, chaque process que je mets en place arrive avec sa vérification, confiée à quelqu’un de votre équipe qui sait quand regarder et quoi faire si ça dérape. Cette personne, je lui montre comment s’y prendre, et ensuite, c’est elle qui s’en occupe, pas moi.
Les règles que je m’impose.
Je vous les donne dès le départ, comme ça, vous pouvez vérifier que je les respecte.
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C’est votre équipe qui écrit les règles
La personne que vous avez choisie écrit les règles de son périmètre, je les relis pour vérifier qu’elles sont cohérentes, puis c’est vous qui les validez et qui les annoncez à l’équipe. J’y tiens, parce qu’une équipe défend bien mieux ce qu’elle a écrit elle-même que ce qu’on lui apporte tout fait.
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C’est le rapport qui parle
Chaque recommandation est écrite et s’appuie sur ce que j’ai observé dans votre organisme. Si vous préférez un autre ordre, c’est vous le chef, et ce qui reste ouvert est simplement noté, pour que rien ne passe à la trappe.
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Je ne construis rien dans le vide
Je ne pose un outil que sur ce qui a été écrit et validé, et si l’écrit n’est pas prêt à la date prévue, on décale, sans vous facturer ce temps-là. Si deux process de suite ne sont pas appliqués, on s’arrête et on en parle.
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Votre temps est chiffré d’avance
Il y a des décisions que personne ne peut prendre à votre place, alors vous intervenez à trois moments : au cadrage, à mi-parcours et à la validation, plus une heure par mois pour faire le point. Avant qu’on démarre, je vous écris le total en heures.
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Je ne vous enferme pas
Ce que j’installe est documenté et fait de morceaux qu’on peut changer un par un, pour que votre équipe puisse s’en servir sans moi le jour où on arrête.
Ce qui ne repose plus sur vous, une fois les règles écrites.
Quand l’équipe a écrit les règles et que vous les avez validées, chaque tâche a quelqu’un en face. Sur quelques tâches du quotidien, voilà qui reprend quoi, et vous remarquerez que je n’apparais nulle part.
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- Vérifier les pièces du dossier Vous La personne à l’administratif dès l’inscription
- Relancer le financeur Vous La personne à l’administratif le jour prévu
- Rassembler les émargements Vous Le formateur en fin de session
- Comparer la facture du formateur au planning Vous La personne que vous désignez avant le paiement
- Suivre l’assiduité des stagiaires Vous Le responsable pédagogique chaque semaine
L’automatisation et l’IA arrivent une fois le process écrit.
Concrètement, j’automatise au quatrième temps, quand on sait déjà qui fait quoi et qui vérifie. À ce moment-là, l’outil se cale sur votre façon de travailler au lieu de vous en imposer une.
Dans un organisme de formation, par exemple, les demandes commerciales arrivaient dans un tableau de suivi en ligne plein de doublons, et c’était devenu difficile à suivre. J’ai d’abord demandé au dirigeant de me raconter comment son équipe travaillait, et c’est seulement ensuite que j’ai construit l’outil. Une première version tournait au bout d’un mois. Aujourd’hui, plus d’une vingtaine de personnes s’en servent chaque jour.
L’IA, je la mets là où elle fait gagner du temps à votre équipe ; ailleurs, elle n’a rien à faire dans votre organisme. Les décisions qui vous reviennent, elles, je ne les automatise jamais.
Je fabrique tout ça moi-même, ce site compris, et je montre comment dans les coulisses. Et si vous êtes en Provence-Alpes-Côte d’Azur, j’explique aussi comment je travaille dans la région.
Quelques questions sur la méthode.
Je veux surtout automatiser : est-ce qu’on peut commencer par là ?
Si le process est déjà écrit et que quelqu’un vérifie qu’il est suivi, oui : les premiers temps vont vite, et on passe tôt aux outils. Sinon, je vous le dirai sans détour, parce qu’automatiser une façon de faire que personne ne suit vous ferait perdre plus de temps que vous n’en gagneriez. Dans ce cas, on la met d’abord à plat, et l’automatisation vient juste après.
Mon équipe est déjà débordée : aura-t-elle vraiment le temps d’écrire les process ?
C’est une question à se poser avant de commencer, pas après. Je compte environ deux heures par semaine pour la personne chargée d’écrire, et je lui donne une trame pour qu’elle ne parte pas d’une page blanche. Si ce temps n’existe pas chez vous en ce moment, on en parle pendant l’appel, et je vous dirai si c’est le bon moment pour vous lancer.
Au quotidien, qui fait le travail : vous ou mon équipe ?
Votre équipe, et c’est voulu. Je conçois le fonctionnement et je construis les outils, mais je ne deviens pas celui qui saisit les dossiers ou relance les financeurs à votre place. Quand un sujet doit être discuté avec quelqu’un de l’équipe, je vous apporte les faits, et la discussion, c’est vous qui la menez.
Et côté budget, comment ça se passe ?
Le Clear Up Diag coûte 10 000 € HT, et il couvre tout votre organisme. Pour la suite, je vous fais une proposition à partir du rapport, process par process, et vous décidez au fur et à mesure si on continue.
Avant tout ça, un appel de 30 minutes.
Il n’y a rien à préparer : vous me racontez comment le travail s’organise chez vous, et je vous dis par quel process je commencerais, ou si je ne suis pas la bonne personne.