Dix points à vérifier quand vous sous-traitez.
Une partie de vos sessions est animée par des formateurs indépendants ou par un organisme partenaire, et vous voulez savoir si tout est en ordre. Voici ce que je vérifierais, du plafond du CPF jusqu’aux factures. Les trois premiers points se lisent tout de suite, les sept autres s’ouvrent ici même avec votre e-mail, et les articles en lien citent les textes officiels.
Les dix points, un par un.
Marquez « Fait » seulement pour ce que vous pouvez montrer aujourd’hui, pièce à l’appui. Si votre réponse commence par « je crois » ou par « il faudrait que je vérifie », c’est un point à reprendre.
Votre checklist, à compléter.
Prenez un dossier réel et choisissez un état pour chaque point ouvert. Marquez « Fait » seulement si vous pouvez retrouver la pièce ; « Non concerné » si le point ne s’applique pas à votre situation.
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Votre part de sous-traitance sur le CPF, suivie chaque mois
Un organisme référencé sur Mon Compte Formation ne peut pas sous-traiter plus de 80 % des frais pédagogiques qu’il facture sur la plateforme au cours d’une année civile. Le calcul est global, marge comprise, et ne porte que sur la plateforme ; le formateur occasionnel, qui intervient moins de 30 jours par an et dépend économiquement de vous, est assimilé à votre personnel. Un total cumulé depuis le 1er janvier, regardé chaque mois avec un seuil d’alerte sous les 80 %, vous laisse le temps d’agir. Le calcul détaillé est dans l’article sur le plafond.
Prochaine action : Rassemblez le total facturé sur la plateforme et la part sous-traitée depuis janvier, puis fixez une date pour refaire ce calcul.
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La déclaration annuelle de sous-traitance, faite sur EDOF
Chaque année, tous les organismes référencés, y compris ceux qui n’ont rien sous-traité, déclarent sur EDOF leur chiffre d’affaires facturé sur la plateforme, la part réalisée en sous-traitance et la liste de leurs sous-traitants. D’après la FAQ du ministère du Travail, ne pas répondre expose à la sanction la plus lourde, qui peut aller jusqu’au déréférencement. Si vous l’avez manquée, prenez contact avec la Caisse des dépôts depuis votre espace EDOF, sans attendre qu’elle le fasse.
Prochaine action : Retrouvez la dernière déclaration dans EDOF et sa confirmation. Si vous ne la trouvez pas, vérifiez avec la personne qui l’a déposée.
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Un contrat signé avant la première session
Pour chaque sous-traitant, un contrat écrit, daté et signé par les deux parties, avec une description précise de la formation confiée. Sur le CPF, le Code du travail en fixe les mentions : missions, contenu et sanction de la formation, moyens, conditions de réalisation et de suivi, durée, période et montant. Faites-le signer avant la première session, et non quand un contrôle approche.
Prochaine action : Prenez la prochaine session sous-traitée et retrouvez le contrat signé. Notez ce qui reste à obtenir avant son démarrage.
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Les conditions du CPF vérifiées pour chaque sous-traitant
Sur le CPF, un sous-traitant doit avoir un numéro de déclaration d’activité, être à jour de ses obligations sociales et fiscales, avoir les capacités pédagogiques nécessaires, ne pas être déréférencé et ne pas sous-traiter à son tour. Il doit aussi être certifié Qualiopi, et habilité par le certificateur quand la formation l’exige, sauf exceptions, notamment pour certains micro-entrepreneurs. Dans votre espace EDOF, un module vous montre son état de référencement.
Prochaine action : Ouvrez le dossier d’un sous-traitant actif sur le CPF et comparez ses justificatifs aux conditions qui lui sont applicables.
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Les compétences de chaque intervenant, justifiées
L’indicateur 21 de Qualiopi vous demande de définir les compétences dont chaque formation a besoin et de vérifier que vos intervenants les maîtrisent, avec des preuves comme les CV ou les formations suivies. Gardez aussi de quoi justifier les titres et qualités de chaque formateur : le Code du travail vous le demande, et un contrôle de la DREETS peut porter dessus.
Prochaine action : Choisissez un intervenant et retrouvez les justificatifs de ses compétences pour la formation qu’il anime.
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Votre façon de choisir et de suivre vos sous-traitants, prête à montrer
Si vous sous-traitez, l’indicateur 27 vous demande de montrer comment vous choisissez vos sous-traitants et comment vous vérifiez qu’ils respectent le référentiel. Pour les indicateurs 21 et 27, le guide de lecture précise qu’un manquement, même partiel, dans l’échantillon audité entraîne une non-conformité majeure. Le référentiel n’exige pas que vos sous-traitants soient eux-mêmes certifiés, parce que la responsabilité de la qualité reste la vôtre ; sur le CPF, en revanche, la certification est exigée en principe (point 4).
Prochaine action : Retrouvez votre dernière vérification d’un sous-traitant et la trace de la suite donnée aux écarts relevés.
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L’attestation de vigilance URSSAF, tous les six mois
Dès que le contrat atteint le montant fixé par la réglementation, le Code du travail vous demande de vous faire remettre l’attestation de vigilance à la signature, puis tous les six mois jusqu’à la fin du contrat, et d’en vérifier l’authenticité auprès de l’URSSAF. Si le formateur est immatriculé au registre du commerce ou au répertoire des métiers, il vous faut aussi un extrait de cette immatriculation. Sans ces pièces, s’il est poursuivi pour travail dissimulé, vous risquez de payer avec lui les cotisations et les pénalités qu’il doit.
Prochaine action : Pour un contrat concerné, vérifiez la date de l’attestation, son authenticité et la prochaine échéance de renouvellement.
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Chaque facture de formateur comparée au planning avant d’être payée
Avant de payer, vérifiez que les heures facturées correspondent aux sessions du planning et aux feuilles d’émargement. Aucun texte ne l’impose sous cette forme, mais c’est là que se glissent les erreurs, et la facture du formateur fait partie des pièces qu’un contrôle peut vous demander.
Prochaine action : Prenez une facture à payer et comparez ses heures au planning et aux pièces de présence. Faites clarifier chaque écart.
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Les pièces de chaque session, rangées et gardées
Pour chaque session : la convention, le programme, les émargements, les attestations et les factures, celle envoyée au financeur comme celle du formateur. Pour chaque intervenant : son contrat et de quoi justifier ses titres et qualités. Sur le CPF, le ministère du Travail vous demande de garder les factures et les preuves de réalisation pour les trois derniers exercices clos et l’exercice en cours. Et une action dont vous ne pouvez pas présenter les pièces est réputée ne pas avoir été exécutée.
Prochaine action : Choisissez une session terminée et réunissez ses pièces dans un dossier. Faites la liste de celles que vous ne retrouvez pas.
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Une date et un nom en face de chaque échéance
Une certification qui arrive à terme, une attestation qui approche de ses six mois, une facture vérifiée mais pas encore payée : chaque échéance prévient une personne précise, assez tôt pour qu’elle ait le temps d’agir. Tant que tout vit dans votre tête ou dans un tableur que vous êtes seul à savoir lire, c’est encore vous qui portez tout.
Prochaine action : Sur le premier point à reprendre, désignez une personne et une date de vérification dans votre outil de travail habituel.
Votre checklist, à compléter.
Les points à reprendre
Le bilan porte uniquement sur les points ouverts. Il sert à préparer vos vérifications, sans constituer un audit ni une validation de conformité.
Aucun point à reprendre parmi vos réponses accessibles. Ce bilan repose sur vos choix, sans vérification des pièces.
Par où commencer cette semaine.
Ne prenez pas les dix points d’un coup. Commencez par le premier, votre part de sous-traitance sur le CPF : ce chiffre bouge toute l’année, et tant que le 31 décembre n’est pas passé, vous avez encore la main dessus.
Ensuite, prenez trois formateurs au hasard et essayez de répondre pour chacun, en cinq minutes et sans demander à personne : son contrat est-il signé et rangé, sa dernière attestation de vigilance a-t-elle moins de six mois, sa dernière facture a-t-elle été comparée au planning ? Si vous bloquez sur une seule de ces questions, vous savez par où continuer.
Et si vous y arrivez mais que vous êtes la seule personne à pouvoir le faire, c’est par là que je commencerais. Je détaille ce suivi dans l’article sur les formateurs indépendants, et la préparation d’un contrôle de l’État dans l’article sur la DREETS.
Qui a écrit cette liste.
Moi, Christopher Da Silva, depuis Marseille. J’ai commencé en audit chez EY, sur des groupes comme Airbus Helicopters, Coca-Cola ou la SNEF, et depuis trois ans, je suis le bras droit d’une dirigeante d’organisme de formation. Des deux côtés de la table, j’ai vu qu’une pièce qui manque est le plus souvent une tâche dont personne n’était chargé.
Mon travail, c’est de regarder avec votre équipe comment les choses se passent vraiment, d’écrire qui fait quoi et qui vérifie, puis d’automatiser ce qui peut l’être, les rappels d’échéance ou le rapprochement des factures par exemple. L’ordre dans lequel je fais tout ça est sur la page Méthode.
Une limite, pour être honnête : cette liste ne remplace pas l’avis d’un juriste qui connaît le droit de la formation, surtout si un courrier de la Caisse des dépôts ou de la DREETS est déjà arrivé.
Si un point vous arrête, on le regarde ensemble.
En 30 minutes, vous me racontez comment vous travaillez avec vos sous-traitants, et je vous dis par où je commencerais, ou si je ne suis pas la bonne personne. Vous décidez ensuite, à froid.