« Je prends Make ou n8n ? » Quand un dirigeant d’organisme de formation me parle d’automatiser, c’est souvent la première question qu’il me pose, et je le comprends, parce que l’outil, c’est la partie qui se voit. Je réponds presque toujours par une autre question : qu’est-ce que vous voulez que ça fasse, et qui le fait aujourd’hui ?
Choisir l’outil avant d’avoir posé le besoin, c’est un peu comme acheter une camionnette avant de savoir si vous allez livrer en centre-ville ou sur des chantiers. Les deux outils sont bons, mais ils ne vous coûteront pas la même chose, ni en argent ni en temps, selon ce que vous leur demandez.
Commencez par ce qui bouffe vos semaines.
Avant de comparer deux logiciels, je regarde où partent les heures. Dans un organisme qui travaille avec un réseau de formateurs, ce sont presque toujours les mêmes tâches qui reviennent :
- l’arrivée d’un nouveau formateur : le contrat, les justificatifs, la fiche à créer, et vous qui courez après chaque pièce ;
- les documents qui expirent : l’attestation d’un sous-traitant qui arrive à échéance, et que vous préféreriez repérer un mois avant l’audit plutôt que le jour même ;
- les factures des formateurs : les heures facturées à rapprocher du planning avant de payer ;
- le suivi des financeurs : ce qui a été facturé à l’OPCO ou déclaré sur le CPF, et ce qui a été payé pour de bon ;
- les envois aux stagiaires : la convocation, les émargements, les documents de fin de session, qui doivent partir au bon moment.
Tant que vous n’avez pas choisi les deux ou trois tâches qui vous pèsent le plus, comparer Make et n8n ne sert pas à grand-chose. Et pour chacune, il faut savoir qui la fait aujourd’hui et qui vérifie, parce qu’une automatisation ne corrige pas une tâche mal organisée, elle la répète. Si c’est le suivi des formateurs qui vous prend le plus de temps, j’en parle en détail dans l’article sur les formateurs indépendants.
Make ou n8n, qu’est-ce qui change pour un organisme de formation ?
Les deux font le même travail de fond : relier vos outils entre eux (le formulaire du site, le logiciel de gestion de formation, la messagerie, le tableur) et déclencher une action quand quelque chose se passe. Ils se distinguent surtout par l’endroit où ils tournent et par leur façon de facturer, et ces deux choix décident ensuite de qui devra s’en occuper chez vous. Votre logiciel de gestion de formation, lui, reste en place, et si c’est son choix qui vous occupe, j’en parle dans l’article qui compare Dendreo et Digiforma.
Comme n8n existe en deux versions, hébergée par l’éditeur ou installée sur un serveur, et que ce sont presque deux choix différents, je les sépare dans le tableau.
| Make | n8n sur son cloud | n8n installé sur un serveur | |
|---|---|---|---|
| Où passent les données (et l’historique des exécutions) | Chez Make, en Europe ou aux États-Unis, selon la région choisie à la création de votre espace (impossible à changer ensuite) | Chez n8n, sur des serveurs situés à Francfort | Là où se trouve le serveur, chez vous ou chez votre prestataire |
| Comment le coût évolue | Avec le nombre d’actions : la plupart consomment un crédit, donc une automatisation longue qui tourne souvent coûte plus | Avec le nombre d’exécutions par mois, quel que soit le nombre d’étapes | Le logiciel est gratuit, vous payez le serveur et le temps de celui qui l’entretient |
| Qui entretient la plateforme | Make | n8n | Vous ou votre prestataire : mises à jour, sauvegardes, sécurité |
| Prise en main | En général la plus simple pour une équipe qui n’est pas technique, avec son interface visuelle | Un peu plus technique que Make, avec plus de liberté pour les cas pointus | La même interface que sur le cloud de n8n, avec un serveur à administrer en plus |
| Qui le fait tourner au quotidien | Quelqu’un qui construit les automatisations et surveille les erreurs | Quelqu’un qui construit les automatisations et surveille les erreurs | La même personne, plus quelqu’un qui sait administrer un serveur |
Deux précisions que je préfère vous donner tout de suite. Les éditeurs revoient régulièrement leurs grilles, alors regardez leur page des tarifs le jour où vous décidez, plutôt que de vous fier à un comparatif, celui-ci compris. Et si vous installez n8n vous-même, sachez que sa licence autorise l’usage pour les besoins internes de votre entreprise, et pour automatiser votre propre organisme, ça suffit largement. Il y a quand même une limite à connaître si c’est votre prestataire qui l’héberge chez lui, parce qu’il a le droit de construire et de faire tourner vos automatisations, mais pas de vous ouvrir l’interface pour que vous construisiez les vôtres, sauf licence Enterprise négociée avec n8n.
Comment je tranche, selon votre situation.
Vous voulez démarrer vite, sur quelques automatisations simples, et personne chez vous ne gère de serveur. Make, ou n8n sur son cloud. Dans les deux cas, l’éditeur entretient la plateforme et vous ne vous occupez que de vos automatisations. Si c’est quelqu’un de votre équipe qui les modifiera ensuite, la prise en main compte plus que le coût, et c’est souvent là que Make a l’avantage. Et si votre organisme a déjà un compte Make qui tourne, je pars en général de là plutôt que de tout déplacer.
Vos automatisations vont tourner souvent, avec beaucoup d’étapes. C’est là que la façon de facturer pèse, parce qu’une automatisation qui enchaîne quinze actions pour chaque stagiaire consomme vite des crédits chez Make, alors que le cloud de n8n n’y voit qu’une exécution à chaque passage. Dans ce cas, je regarde plutôt du côté de n8n, en sachant qu’installé sur un serveur, il ne coûte plus rien à l’usage, mais que le temps de maintenance, lui, ne disparaît pas.
Vous voulez savoir précisément par où passent les données de vos stagiaires et de vos formateurs. Les deux éditeurs proposent un hébergement en Europe, et chez Make, il faut simplement choisir la bonne région dès le départ. Et si vous tenez à connaître la machine exacte, il n’y a que n8n installé sur un serveur que vous contrôlez qui vous le permette.
Et franchement, je n’ai pas d’outil fétiche. Je prends l’un ou l’autre selon l’organisme, et sur la page Coulisses, je montre ce qui tourne sur les serveurs que j’administre moi-même.
Le piège, ce sont les automatisations que personne ne surveille.
J’ai déjà livré à un organisme de formation une automatisation qui marchait, la correction des devoirs, et elle envoyait une alerte dès que quelque chose clochait, une adresse e-mail mal saisie par exemple. Ces alertes sont pourtant restées des semaines sans réponse, parce qu’on n’avait pas clairement décidé qui devait les traiter, et tous les problèmes sont remontés d’un coup, à quelques jours d’une échéance.
Depuis, je me méfie bien moins d’un mauvais choix d’outil, qui se rattrape, que de la pile de petites automatisations construites une par une, chacune dans son coin, que personne n’est chargé de surveiller. Le jour où l’une d’elles s’arrête, parce qu’un mot de passe a changé ou qu’un formulaire a pris un champ de plus, personne ne s’en rend compte, et on découvre bien plus tard que les attestations de fin de formation ne partaient plus.
Alors, avant de brancher quoi que ce soit, je décide avec votre équipe qui recevra l’alerte quand une automatisation échoue, et qui la réparera. Je suis aussi deux règles, chez mes clients comme chez moi : chaque automatisation doit avoir une utilité qu’on peut vérifier, et on ne retire un ancien outil que lorsque le nouveau fonctionne déjà. Si vous voulez voir comment je m’y prends concrètement dans un organisme, je le raconte étape par étape sur la page Méthode.
