C’est la fin du mois, et vous exportez la liste des sessions de votre logiciel de gestion pour la coller dans un tableur, à côté du relevé bancaire et des factures de formateurs que vous êtes allé chercher dans votre boîte mail. Vous payez l’abonnement de ce logiciel tous les mois, et ce soir encore, c’est vous qui faites le lien.
Votre logiciel n’y est pour rien, d’ailleurs. Il fait ce pour quoi vous l’avez choisi : garder vos sessions en ordre. Seulement, les informations dont vous avez besoin pour décider vivent ailleurs, à la banque ou dans vos mails, et personne n’est chargé de les rapprocher.
Ce que votre logiciel ne voit pas d’une session.
Prenez une session animée la semaine dernière par une formatrice indépendante. Votre logiciel sait qu’elle a eu lieu, combien de stagiaires étaient présents et combien d’heures étaient prévues.
En revanche, il ne sait pas si la formatrice vous a envoyé sa facture, puisque les factures arrivent par mail, ni si vous l’avez payée, parce que ça, c’est votre relevé bancaire qui le dit. Quant à ce que la session vous a rapporté une fois la formatrice payée, ce n’est écrit nulle part, sauf dans votre tête ou dans un tableur que vous mettez à jour quand vous avez cinq minutes. Votre logiciel ressemble à une armoire bien rangée, où tout est à sa place, mais où il faut ouvrir chaque tiroir soi-même et recopier ce qu’on y trouve.
Ce moment, je le connais de l’intérieur. Dans un organisme où j’interviens, il m’est arrivé d’ouvrir une dizaine de tableaux pour faire une seule facture. Personne n’avait mal fait son travail, chaque tableau avait sa raison d’exister, et c’est justement pour ça que personne ne voyait le problème.
Les quatre endroits où le temps part sans qu’on le voie.
Des outils qui ne se parlent pas vous font rarement perdre une grosse somme d’un coup. Ils vous prennent un quart d’heure ici, une vérification là, un « attends, je regarde dans l’autre outil » au milieu d’un appel, et ça revient chaque semaine.
- La facture du formateur. Elle arrive par mail, vous vérifiez qu’elle correspond aux heures prévues dans le logiciel, vous la saisissez en comptabilité, puis vous pointez le paiement sur le relevé. Ça fait quatre outils à ouvrir, et c’est à refaire pour chaque formateur et chaque session.
- Le rapprochement avec les financeurs. Votre logiciel connaît ce que vous avez facturé à l’OPCO ou sur le CPF, votre banque connaît ce qui est arrivé, et personne ne fait le lien entre les deux. Un solde jamais versé peut dormir longtemps sans que personne le remarque.
- Les documents de vos formateurs. CV, justificatifs de compétences, contrats de sous-traitance : à l’audit Qualiopi, on vous demandera de montrer comment vous vous assurez des compétences de vos intervenants. Votre logiciel les garde peut-être, mais il ne vous prévient pas quand l’un d’eux n’est plus à jour, ni quand il en manque un pour le formateur que vous venez d’ajouter.
- La part de sous-traitance sur le CPF. Si vous vendez sur le CPF avec des formateurs sous-traitants, les règles encadrent la part que vous pouvez sous-traiter, et pour la connaître à un moment donné, il faut croiser les sessions, les formateurs et les montants. J’explique la règle et le calcul dans l’article sur le plafond de sous-traitance.
Aucune de ces tâches n’est difficile, mais elles reviennent sans arrêt, d’un outil à l’autre, et elles tombent presque toujours sur la même personne, vous ou votre responsable administratif, souvent en fin de journée. J’explique comment les compter sur un mois ordinaire dans l’article sur les coûts cachés.
Ajouter un outil de plus ne règle pas le problème.
Quand ça devient pénible, le réflexe, c’est d’ajouter quelque chose : un tableur partagé pour suivre les formateurs, ou carrément un nouveau logiciel de gestion qui promet de tout faire. Chaque ajout résout un morceau du problème et en crée un autre, parce que c’est un endroit de plus d’où il faudra sortir les informations pour les recopier ailleurs.
Le nombre d’outils, honnêtement, compte assez peu. Vous pouvez avoir le meilleur logiciel du marché, mais s’il reste coupé de votre banque et du suivi de vos formateurs, vous continuerez à faire le lien à la main.
Changer de logiciel a parfois du sens, quand le vôtre bloque vraiment, et j’ai mis les options côte à côte dans mon comparatif des logiciels de gestion et du sur-mesure. Mais le plus souvent, on garde ce qui marche et on le relie au reste.
Relier vos outils, dans le bon ordre.
Je vous rassure tout de suite, on ne jette rien. Votre logiciel de gestion reste en place, la banque et la comptabilité aussi, et on construit à côté ce qui fait passer les informations de l’un à l’autre.
Avant de brancher quoi que ce soit, j’écris avec votre équipe qui fait quoi, et surtout qui vérifie quoi. Une automatisation reproduit fidèlement ce qu’on lui donne, erreurs comprises. Une fois ce travail fait, je construis moi-même les liaisons, et elles font trois choses que vos outils, chacun dans son coin, ne feront pas.
Les informations passent d’un outil à l’autre sans qu’on les recopie.
Les heures et les paiements remontent tout seuls, et chaque facture de formateur se retrouve rattachée à la bonne session. Le rapprochement avec les financeurs n’attend plus que quelqu’un s’y mette, et un écart vous est signalé dès qu’il apparaît.
Dans l’organisme où j’ouvrais une dizaine de tableaux pour une seule facture, c’est en butant moi-même sur le problème que j’ai su quoi construire. Par exemple, à la signature du bulletin d’inscription, une ligne se crée désormais d’elle-même dans le suivi administratif, avec les informations de la vente, au lieu d’être recopiée à la main.
Celui qui suit le dossier est prévenu à temps.
Quand un document de formateur manque ou qu’une facture attend son paiement depuis trop longtemps, la personne chargée du dossier reçoit une alerte avant que le problème ne remonte jusqu’à vous. Même chose quand votre part de sous-traitance CPF s’approche du plafond : vous le savez avant de le dépasser. Ce sont les vérifications que vous faisiez de tête jusqu’ici.
Un seul tableau, le lundi matin.
Sur un même écran, vous retrouvez ce que vous avez facturé à chaque financeur, ce qui est arrivé sur le compte, ce que vous coûtent vos formateurs et ce que chaque session vous laisse. Vous voyez d’un coup d’œil ce qui est en retard et qui s’en occupe, sans ouvrir trois outils. Pour choisir les quelques chiffres qui méritent d’y figurer, je vous renvoie à l’article sur le pilotage sans usine à gaz.
Si vous voulez voir le parcours complet d’une formation vendue, de la demande d’un stagiaire jusqu’au tableau du lundi, je l’ai dessiné étape par étape sur la page Coulisses.
Par où commencer cette semaine.
La première étape, vous pouvez la faire seul. Prenez une session récente et notez tous les outils que vous avez dû ouvrir pour la boucler, de l’inscription au paiement du formateur, puis chaque information que vous avez recopiée d’un outil à un autre. Le process où vous recopiez le plus, c’est celui qu’il faut relier en premier.
Si vous préférez le faire avec moi, on peut partir de ce seul process sur une à deux semaines, ou regarder tout l’organisme pendant le Clear Up Diag, huit jours répartis sur trois mois. Les deux sont décrits sur la page des offres, et vous restez libre de vous arrêter après le premier pas.
