Vendredi soir, la dernière session de la semaine s’est bien passée, et vous voilà devant un tableur à recopier la feuille d’émargement signée le matin. Et dans la foulée, vous retapez le SIRET d’un formateur que vous aviez déjà saisi le mois dernier, dans un autre fichier, pour un autre contrat.
Chacun de ces gestes prend quelques minutes, et c’est justement pour ça qu’on ne les compte jamais. Ce temps-là ne produit rien, et chaque recopie est une occasion de se tromper. Honnêtement, c’est le temps qui me paraît partir le plus bêtement, et on peut presque toujours l’arrêter sans jeter les outils qui marchent déjà.
Où la ressaisie se cache dans un organisme de formation
Elle ne se voit pas d’un bloc, parce qu’elle est éparpillée dans des dizaines de petits gestes qui ont chacun l’air anodin. Voici les endroits où je la retrouve le plus souvent :
- les émargements : la feuille signée en salle, saisie dans le fichier de suivi, puis recopiée encore pour le dossier du financeur ;
- les informations des formateurs : nom, SIRET, RIB, numéro de déclaration d’activité, ressaisis à chaque session dans le contrat, dans le suivi et au moment de contrôler la facture ;
- les dossiers des financeurs : l’OPCO attend ses informations sous sa forme, EDOF a ses propres champs pour le CPF, et vous repartez de votre tableur pour chacun ;
- les justificatifs des formateurs : les dates du CV et des attestations que l’auditeur Qualiopi peut vous demander, recopiées du mail du formateur vers votre fichier de suivi, puis vers le dossier d’audit ;
- la facture du formateur : vous reprenez le détail de la session pour vérifier que ce qu’il facture correspond, parce que rien ne relie les deux.
Le point commun, c’est que l’information existe déjà et que quelqu’un la déplace à la main d’un endroit à un autre, et bien souvent ce quelqu’un, c’est vous.
Ce qu’elle vous coûte, en plus des heures
Les heures, vous les sentez passer. Mais ce qui coûte le plus cher, c’est l’erreur qui se glisse dans une recopie : une date inversée, une heure de présence qui ne correspond plus entre la feuille d’émargement et le dossier du financeur. Le financeur vous le renvoie, il faut le reprendre, et pendant ce temps le paiement attend.
La veille d’un audit, c’est la même histoire avec les justificatifs, quand la date recopiée dans votre fichier ne correspond plus au CV que le formateur vous a envoyé et que la soirée y passe.
Et puis il y a ce que vous ne voyez plus. Quand l’information vit dans des recopies, vous ne savez jamais vraiment où vous en êtes, et la marge d’une session, vous la calculez après coup, quand vous avez le temps, c’est-à-dire rarement.
Il y a enfin l’usure. La ressaisie, c’est la tâche dont personne ne veut, celle qui s’accumule et fait de chaque fin de mois une course. Et celui ou celle qui s’y colle s’épuise sur un travail qui ne demande aucune de ses compétences. Pour moi, c’est exactement là que l’automatisation a du sens : on n’automatise pas pour remplacer les gens, on automatise pour leur rendre du temps.
Ce que j’ai vu changer dans un organisme
Dans un organisme de formation où j’interviens, chaque inscription était recréée à la main dans les tableaux administratifs, avec un tableau par session, à partir d’informations que l’équipe commerciale avait déjà saisies dans son propre outil. Il fallait en ouvrir plusieurs pour s’y retrouver. Je le sais parce que je l’ai vécu : pour facturer, il m’arrivait d’ouvrir une dizaine de tableaux avant de retrouver la bonne information.
Aujourd’hui, à la signature du bulletin d’inscription, la ligne se crée toute seule dans le bon tableau, avec les informations de la vente. Il reste à la relire et à la corriger si besoin. Je n’ai rien inventé de compliqué, en fait : on a décidé où l’information naissait, puis on l’a fait voyager jusqu’aux endroits qui en avaient besoin.
Ce qui fait disparaître la ressaisie
Le premier réflexe, c’est souvent d’acheter un logiciel, et franchement ça ajoute parfois de la ressaisie, parce que ça fait un endroit supplémentaire où recopier. Ce qu’on cherche, en fait, c’est qu’une information saisie une fois aille toute seule là où on en a besoin.
Chaque information a un seul endroit
Le formateur et ses justificatifs vivent à un endroit, la session avec ses stagiaires et ses dates à un autre, et on ne les tient nulle part ailleurs. Quand le RIB d’un formateur change, vous le modifiez une fois, et tout ce qui en dépend suit.
L’émargement, on ne le saisit qu’une fois
Sur tablette ou sur papier, peu importe, tant que la présence est enregistrée à un seul endroit, parce que c’est de là que partent ensuite le suivi et le dossier du financeur. Votre rôle, c’est de vérifier que tout colle.
Les dossiers des financeurs partent de ce qui existe
Chaque financeur a ses exigences, et c’est normal. Une fois l’information rangée, les éléments que demande l’OPCO, ou ce que vous déclarez sur EDOF, se préparent à partir d’elle au lieu d’être recomposés colonne par colonne à chaque dossier.
La facture du formateur se compare à la session
Quand la session est faite, on sait déjà ce qui est dû au formateur. Sa facture arrive, et vous voyez tout de suite ce qui correspond à ce qui était prévu et ce qui coince, sans reprendre la session ligne par ligne. J’en parle plus en détail dans l’article sur le temps passé à gérer les formateurs.
Les dates des justificatifs se suivent sans vous
Les dates des CV et des attestations de vos formateurs sont suivies au même endroit que le reste, et une relance part toute seule quand un document dépasse le délai de mise à jour que vous avez choisi. Le jour de l’audit, vous savez déjà lesquels manquent, et vous avez eu le temps de les réclamer.
Tout ça se pose au-dessus de ce que vous avez déjà (votre logiciel de gestion, vos tableurs, votre outil commercial), et ce qui disparaît, c’est le travail de liaison que quelqu’un fait aujourd’hui à la main.
Par où commencer, concrètement
Je ne vous conseille pas de tout attaquer d’un coup. Repérez d’abord la ressaisie qui vous coûte le plus, et dans les organismes que je vois, ce sont souvent les émargements ou les dossiers des financeurs.
Pour la trouver, le plus simple, c’est de garder une feuille à côté du clavier pendant une semaine normale et d’y faire un trait chaque fois que quelqu’un recopie une information. Je détaille ce relevé dans l’article sur la réduction des tâches administratives, avec les autres tâches qui ressortent presque toujours.
Ensuite, sur votre feuille, prenez celle qui revient le plus souvent, ou celle qui vous a déjà valu un dossier renvoyé. Vous la coupez, vous comparez votre semaine avant et après, puis vous passez à la suivante.
C’est comme ça que je travaille : on regarde d’abord avec votre équipe qui vérifie quoi, et j’automatise seulement ensuite. Le déroulé est sur la page méthode.
