Un lundi matin, vous voulez savoir où en est votre organisme. Vous ouvrez le logiciel de gestion, puis la boîte mail, puis le tableau des formateurs et enfin le relevé de la banque, et une heure plus tard, vous avez une idée de la situation, mais toujours pas de réponse nette. Un dirigeant d’organisme de formation m’a dit un jour, à déjeuner, ce que cache cette heure-là : « Si je m’absente quelques jours, je ne sais pas vraiment ce qui continue de fonctionner sans moi. »
Piloter, c’est d’abord pouvoir répondre à cette inquiétude-là sans y passer la matinée. Et pour ça, une poignée de chiffres suffit, toujours les mêmes, avec une personne derrière chacun, bien avant de penser à un logiciel de plus.
Le logiciel qui fait tout ne répond pas à cette question.
Quand la gestion déborde, le réflexe, c’est de chercher l’outil qui fait tout, le gros logiciel métier ou la plateforme complète qui promet de tout ranger au même endroit. Vous signez, vous payez l’installation, votre équipe passe des semaines à s’y former, et à la rentrée suivante, la facture du formateur indépendant traîne toujours et le rapprochement avec ce que l’OPCO a payé se fait encore à la main.
Le logiciel fait ce qu’on lui demande, il range l’information. Il ne décide pas qui la regarde ni ce qu’on fait si un chiffre dérape, et c’est là que les choses se perdent.
Plus l’outil est gros, plus il impose sa façon de faire, au point que c’est souvent votre organisme qui finit par se tordre pour tenir dans ses cases. D’expérience, ce qui y rentre le moins bien, c’est ce qui se passe hors du logiciel : la banque, les factures des formateurs, les tableurs de l’équipe. Si vous hésitez quand même entre deux logiciels du marché, je compare les plus courants dans l’article sur les logiciels de gestion et le sur-mesure.
Quels chiffres suivre chaque semaine ?
Dans un organisme de formation, ce qui dérape se loge presque toujours aux endroits où quelque chose peut tomber sans bruit, parce qu’un dossier incomplet ou une facture oubliée ne déclenche aucune alarme. J’en retrouve cinq presque partout, et chacun tient en un chiffre.
| Le chiffre | D’où il vient | Qui le met à jour |
|---|---|---|
| Les demandes qui attendent un rappel | La boîte mail, le formulaire du site ou l’outil commercial | La personne qui rappelle les futurs stagiaires |
| Les dossiers incomplets avant une entrée en formation | Le logiciel de gestion de formation, le dossier de chaque stagiaire | L’administratif |
| Les émargements manquants sur les sessions de la semaine | Les feuilles papier, les PDF ou l’outil de session | Le formateur les envoie, l’administratif les pointe |
| Les factures de formateurs en attente de validation | La boîte mail, l’outil de comptabilité | L’administratif, qui ne vous signale que les cas bloqués |
| Les sommes facturées mais pas encore encaissées, par financeur | Le logiciel de facturation, la banque, les plateformes des financeurs | La personne qui suit la facturation |
Chacun de ces chiffres vaut surtout par la liste qu’il y a derrière. Savoir que trois dossiers sont incomplets ne vous avance pas beaucoup si vous ignorez lesquels et ce qui leur manque, alors la page du lundi donne le nombre, les noms et la date à laquelle ça doit être réglé.
Cinq, ça peut paraître beaucoup pour démarrer. Commencez par les deux ou trois qui vous ont donné le plus de fil à retordre le mois dernier, et ajoutez les autres quand les premiers tiennent sans vous.
Ce qui se regarde plutôt une fois par mois.
D’autres chiffres comptent autant mais bougent moins vite, et un coup d’œil mensuel leur suffit. Il y a d’abord la marge de chaque session terminée, une fois le formateur payé et les frais déduits. J’en parle dans l’article sur les coûts cachés.
Si vous confiez à des sous-traitants des formations financées par le CPF, ajoutez la part de ces formations que vous sous-traitez, parce qu’elle est plafonnée, et je détaille la règle dans l’article sur le plafond de sous-traitance. Profitez-en pour vérifier que chacun de ces sous-traitants a sa propre certification Qualiopi (le formateur occasionnel, lui, est assimilé à votre personnel), parce que sur le CPF, un sous-traitant doit en principe être certifié lui aussi, avec des exceptions, notamment pour certains micro-entrepreneurs.
Un nom à côté de chaque chiffre.
Le tableau, c’est la partie facile. Ce qui le fait tenir dans la durée, c’est qu’à côté de chaque chiffre, il y a le prénom de la personne qui le met à jour et le jour où elle le fait, le vendredi par exemple, pour que vous ayez tout sous les yeux le lundi.
Pour moi, un process que personne ne vérifie n’est pas un process, c’est un fichier. Un tableau de bord que personne n’est chargé de tenir finit de la même façon, rempli avec soin les premières semaines, puis oublié.
Une fois que chaque chiffre a son responsable, votre lundi matin ressemble à autre chose. Vous ouvrez une seule page, vous voyez que deux dossiers de la prochaine session attendent encore l’accord du financeur et que la relance est partie jeudi, et vous passez à la suite sans avoir eu à vérifier quoi que ce soit vous-même.
Une page d’abord, puis une brique à la fois.
Une usine à gaz commence presque toujours par l’envie de tout suivre d’un coup, alors je fais l’inverse. Au départ, une seule page suffit, un simple tableur partagé que vous remplissez à la main pendant quelques semaines, le temps de vérifier que ces chiffres sont les bons pour votre organisme.
Ensuite seulement, on automatise le chiffre le plus long à reporter, souvent les émargements ou les encaissements, puis les suivants, dans l’ordre de ce qui vous pèse. Si vous ne savez pas lequel vous prend le plus de temps, le relevé d’une semaine que je décris dans l’article sur la réduction des tâches administratives vous le montre vite.
Votre logiciel de gestion reste en place. On récupère ce qu’il contient, on le croise avec la banque et les factures des formateurs, et la page se remplit de plus en plus toute seule. J’explique comment relier ces outils sans tout reconstruire dans l’article sur le logiciel de gestion qui ne parle pas au reste.
Ces automatisations, je les construis moi-même, une fois que chacun sait ce qu’il a à faire. Et je sais ce que vaut la bonne volonté quand rien ne vous rappelle à l’ordre. Pendant des années, j’ai laissé des dossiers de ma propre entreprise sous le tapis, parce que je préférais ne pas les regarder. J’ai fini par arrêter de compter sur ma discipline et par me construire un outil qui me rappelle ce que j’oublie. Je m’en sers déjà, il avance lot par lot, et je montre où il en est dans les coulisses.
Par où commencer chez vous.
Si vous voulez qu’on mette cette page en place ensemble, il y a deux façons de démarrer. La plus légère, c’est un seul process, celui qui vous coûte le plus de soirées en ce moment, sur une à deux semaines, avec un rapport et une restitution.
L’autre, c’est le Clear Up Diag, huit jours répartis sur trois mois pendant lesquels je regarde avec votre équipe comment tourne tout l’organisme. À la fin, vous avez par écrit ce qui coince et l’ordre dans lequel le régler. Le diagnostic commence d’ailleurs par ce process-là, donc si vous avez commencé par lui, on repart de là. Le déroulé de l’un et de l’autre est sur la page des offres, et vous restez libre de vous arrêter après le premier pas.
