Un vendredi soir, quelqu’un de votre équipe recopie les feuilles d’émargement de la semaine, pendant que vous vous demandez pourquoi la trésorerie est plus tendue que prévu alors que les sessions sont pleines. Si votre comptabilité ne vous dit pas où ça part, c’est normal, parce que ce genre de coût n’a pas de ligne à lui et ressemble à du travail ordinaire.
Quand je faisais de l’audit financier chez EY, sur des groupes comme Airbus Helicopters ou Coca-Cola, j’ai appris très vite à chercher ce qu’on ne me montrait pas. Dans un organisme de formation, ce qu’on ne voit pas se loge le plus souvent entre deux outils ou entre deux personnes, là où quelqu’un recopie ou recoupe à la main. Ça se paie en heures et en erreurs rattrapées le soir, et parfois directement en trésorerie. Voici les quatre endroits où je regarde en premier.
Les émargements, recopiés à la main après chaque session
Le formateur fait signer ses stagiaires, sur papier, en PDF ou dans votre outil de session. Ensuite, quelqu’un de votre équipe reprend tout à la main pour compléter le dossier et calculer les heures réalisées, qui serviront au bilan pédagogique et financier comme à la justification du financement.
Cette personne fait bien son travail, seulement ce travail consiste à déplacer une information qui existait déjà, et ça recommence à chaque session et pour chaque formateur. Je vous laisse faire le compte avec vos propres sessions, et je serais étonné que le total tienne en quelques minutes.
Le temps, en fait, c’est le moins grave. Il suffit d’une demi-journée mal reportée pour que les heures facturées au financeur ne correspondent plus à celles que la feuille prouve, et ce genre d’écart, on le découvre rarement soi-même. C’est en général un financeur ou un auditeur qui le trouve, au moment où vous auriez préféré parler d’autre chose. Lors d’un contrôle, une action dont vous ne pouvez pas présenter les pièces est même réputée ne pas avoir été exécutée, et les sommes reçues sont à rembourser à celui qui l’a payée. J’ai détaillé ce que coûte cette ressaisie, et comment l’arrêter, dans un article qui lui est consacré.
Les factures des formateurs, et la marge qui reste floue en attendant
Un formateur indépendant envoie sa facture en retard, ou avec un nombre d’heures qui ne colle pas avec l’émargement, et il arrive qu’il oublie la référence du contrat de sous-traitance. Il faut alors recouper la facture avec la feuille, relancer le formateur si quelque chose cloche et attendre sa réponse avant de payer. C’est une demi-heure par-ci, un message par-là, et ce temps, personne ne le compte.
Tant que ce circuit traîne, la session est déjà facturée au financeur, mais vous ne savez pas encore ce qu’elle vous a coûté. Votre marge reste floue pendant des semaines, et en face, le formateur attend son paiement, alors que c’est justement avec les indépendants que vous voulez garder une bonne relation.
Le plus gênant, c’est qu’entre-temps vous continuez à décider. Vous acceptez une session ou vous négociez un tarif sans connaître votre coût réel. Si votre réseau d’intervenants grandit, j’explique comment s’y retrouver dans l’article sur le suivi des formateurs indépendants.
La marge de chaque session, le chiffre qu’on n’a jamais sous la main
Si je vous demande ce que votre dernière session vous a laissé, une fois déduits le formateur, le déplacement, la salle et le temps passé sur le dossier, est-ce que vous avez la réponse sans ouvrir trois fichiers ? Si vous hésitez, rien d’étonnant : le chiffre d’affaires vit dans votre logiciel de gestion, la rémunération du formateur dans ses factures et les frais variables dans un coin de tableur, quand ils sont notés quelque part. Personne n’est chargé de croiser les trois.
Le chiffre d’affaires, lui, rassure, et c’est bien le problème. Une grosse session avec un formateur cher, des déplacements et un dossier compliqué peut vous laisser moins qu’une petite session bien calée. Sans la marge sous les yeux, vous risquez donc de pousser les formations qui vous coûtent plus qu’elles ne vous rapportent.
Une session qui ne rapporte presque rien passe facilement inaperçue, noyée dans le chiffre d’affaires. Pour choisir les quelques chiffres à suivre sans monter une usine à gaz, je vous renvoie à cet article sur le pilotage.
Le même dossier, saisi chez vous puis chez le financeur
Un stagiaire passe par son CPF, un autre par l’OPCO de son employeur, un troisième est payé directement par l’entreprise, et chacun de ces financeurs a ses propres règles et ses propres justificatifs. Vous saisissez donc les mêmes informations (identité, programme, dates, heures, émargements) chez vous, puis encore sur la plateforme du financeur quand il en a une, dans des systèmes qui ne se parlent pas.
Ensuite, il faut vérifier que ce qui a été déclaré a bien été encaissé, financeur par financeur et dossier par dossier. Quand les outils sont séparés, ce rapprochement se fait à la main, à la fin du mois ou du trimestre, et on découvre les écarts tard, quand ils sont plus difficiles à rattraper. Et chaque renseignement qu’il faut aller chercher avant de facturer retarde la facture, donc l’arrivée de l’argent sur votre compte.
Concrètement, tout ça vous coûte :
- du temps de saisie, multiplié par le nombre d’outils que chaque dossier traverse ;
- des sommes perdues de vue, comme un solde d’OPCO oublié ou un financement qu’on n’a jamais réclamé ;
- une traçabilité qui tient surtout à la mémoire de la personne qui a fait la saisie.
Comment rendre ces coûts visibles avant de changer d’outil ?
La première étape, vous pouvez la faire vous-même. Sur un mois ordinaire, comptez les heures parties en ressaisie, les factures de formateurs qui attendent une validation, les sessions dont la marge n’est pas connue et les dossiers que vous saisissez deux fois. Vous aurez un ordre de grandeur, et surtout, vous verrez ce qui pèse le plus. Si c’est l’administratif dans son ensemble qui déborde, j’explique par où commencer pour réduire les tâches administratives de votre organisme.
Ensuite, on relie les étapes entre elles. L’émargement donne les heures réalisées, et ces heures servent à vérifier la facture du formateur comme celle que vous envoyez au financeur. Quant à la marge de la session, elle se lit en mettant face à face ce que le financeur a payé et ce que la session vous a coûté. Une fois ces étapes reliées, la ressaisie recule, et cette marge, vous la lisez au lieu de la deviner. Vos formateurs sont payés plus vite, et vos dossiers tiennent le jour où un financeur ou un auditeur les ouvre.
En général, votre logiciel de gestion peut rester en place, parce que ce qui coûte se passe entre vos outils. J’explique comment les relier sans en changer dans l’article sur le logiciel de gestion qui ne parle pas au reste. Si vous vous demandez quand même s’il faut en changer, j’ai comparé les logiciels du marché et le sur-mesure dans un article à part.
L’automatisation arrive après, une fois qu’on sait qui vérifie quoi, et c’est moi qui la construis. Cet ordre, je m’y tiens, et je le décris sur la page qui présente ma méthode.
Si vous voulez qu’on s’y mette ensemble, je vous propose le Clear Up Diag : huit jours répartis sur trois mois, pendant lesquels je regarde avec votre équipe comment tourne tout votre organisme. À la fin, vous avez par écrit ce qui coince et l’ordre dans lequel le régler. Vous pouvez aussi commencer par un seul process, celui qui vous prend le plus de soirées en ce moment, sur une à deux semaines. Tout est détaillé sur la page des offres, et après le premier pas comme après le diagnostic, vous pouvez vous arrêter là.
