Au début, votre organisme tenait dans votre tête : avec trois formateurs et un tableur, vous saviez sans chercher qui intervenait où et qui attendait d’être payé. Aujourd’hui, vous travaillez avec une quinzaine de formateurs, plusieurs OPCO et du CPF, et c’est vous qui recollez les morceaux le soir, quand l’équipe est partie.
On croit souvent que ça craque parce que l’équipe a grandi. En fait, l’effectif compte assez peu. Ce qui finit par déborder, c’est le nombre de choses que vous suivez en parallèle, et ça peut arriver avec deux salariés.
Trois personnes et 25 formateurs, ça fait beaucoup de fils à tenir.
Prenez un organisme de trois personnes qui fait intervenir 25 formateurs indépendants. Chaque formateur, c’est un contrat de sous-traitance, des documents à garder à jour, des sessions à caler dans le planning, puis une facture à vérifier et à payer, et tout ça se multiplie par 25.
À côté, chaque financeur a ses règles de facturation et ses délais de paiement : un OPCO ne se suit pas comme le CPF, une entreprise qui paie en direct ou, parfois, la Région. Rapprocher ce qui a été facturé de ce qui a été encaissé devient alors un travail à part entière, que personne n’a le temps de faire.
Et puis il y a la conformité. Le référentiel Qualiopi vous demande de vous assurer que vos sous-traitants le respectent (c’est l’indicateur 27), et son guide de lecture précise qu’un manquement, même partiel, dans l’échantillon audité entraîne une non-conformité majeure. Le référentiel laisse la responsabilité au donneur d’ordre, donc à vous : sans exiger que vos sous-traitants soient certifiés, il vous demande de montrer comment vous les choisissez et comment vous les suivez. Sur le CPF, les règles vont plus loin, puisque vos sous-traitants doivent en principe détenir la certification, sauf exceptions, et que la part que vous leur confiez est plafonnée. J’explique les deux dans l’article sur le plafond de sous-traitance.
Quand tous ces fils s’additionnent et que vous en avez plus à suivre que vous ne pouvez en tenir de mémoire, c’est ce que j’appelle le mur.
Quand le tableur ne vous répond plus.
Pendant longtemps, le tableur encaisse très bien, avec quelques onglets et des couleurs que vous êtes seul à comprendre. Puis un jour, vous vous rendez compte que vous ne savez plus dire, sans ouvrir trois fichiers, quelle session le financeur a réglée, quel formateur attend d’être payé depuis six semaines ou si le contrat d’un sous-traitant est bien signé.
Le fichier marche toujours, mais il ne vous donne plus la réponse d’un coup d’œil, et chaque décision commence par une fouille dans les onglets.
Je connais bien ce moment. Depuis trois ans, je suis le bras droit d’une dirigeante d’organisme de formation, du côté de celui à qui on délègue, et j’ai compris de près pourquoi une information ne remonte pas jusqu’au dirigeant, sans que personne y mette la moindre mauvaise volonté.
Le signal le plus inquiétant, c’est quand vous commencez à éviter de regarder. Vous savez qu’il y a un trou quelque part dans la facturation des formateurs, mais vous remettez la vérification à plus tard parce qu’elle prend trop de temps, et c’est exactement là que la marge s’en va. Je ne vous jette pas la pierre : moi aussi, j’ai eu ma pile sous le tapis, des dossiers de ma propre boîte que j’évitais d’ouvrir. Ce qui m’a aidé, c’est d’arrêter d’essayer d’être plus discipliné et de construire des systèmes qui ne demandent aucune discipline.
À quoi voit-on que votre réseau de formateurs vous déborde ?
Les seuils varient d’un organisme à l’autre, alors prenez ce tableau comme un repère.
| Votre réseau | Ce qui tient encore | Ce qui commence à coincer |
|---|---|---|
| Quelques formateurs, un ou deux financeurs | Vous connaissez chaque formateur, le tableur suffit et vous vérifiez tout vous-même sans que ça déborde | Les documents sont rangés « quelque part », et vous êtes la seule personne à savoir où |
| Une dizaine de formateurs, plusieurs OPCO, du CPF | Le planning tient, et les retours des stagiaires restent bons | Les factures arrivent par mail, par message ou sur papier ; vous ressaisissez la même information à plusieurs endroits ; un formateur vous relance pour être payé |
| Plusieurs dizaines d’intervenants, des sous-traitants réguliers | L’activité grossit et le chiffre d’affaires suit | Vous ne connaissez plus votre marge par session, vous la sentez ; l’audit se prépare la veille, émargements compris ; même vous, vous ne savez plus dire qui attend quoi sans fouiller |
Embaucher quelqu’un ne règle pas ça tout seul.
Quand on est débordé, le premier réflexe, c’est de recruter une personne pour l’administratif. Je le comprends, et un jour vous en aurez sûrement besoin. Mais si l’information reste éparpillée dans dix fichiers et plusieurs boîtes mail, la personne que vous recruterez passera ses journées à chercher comme vous, et vous passerez les vôtres à lui expliquer où sont les choses.
Si vous remettez d’abord l’information au même endroit, la personne qui arrivera ensuite pourra vous décharger. Dans l’article sur les heures passées à gérer vos formateurs, je détaille les tâches qu’on peut reprendre avant de créer un poste.
Comment on passe ce cap, concrètement.
Le réflexe suivant, c’est d’aller chercher le logiciel qui va tout sauver. Sauf qu’un outil de plus, posé à côté d’outils qui ne se parlent pas, vous donne surtout un endroit de plus où chercher. Moi, je commence par regarder avec vous comment les choses se passent au quotidien, qui saisit quoi et où l’information se perd, et souvent, la personne qui vérifie, c’est vous. On décide ensuite qui s’occupe de quoi, et seulement après, je relie vos outils existants et j’automatise.
Pour un réseau de formateurs, ça donne en général quatre choses :
- une fiche unique par formateur : son contrat, ses documents, ses sessions, ses factures et ce qui lui a été payé, au même endroit (j’y reviens dans l’article sur le suivi des formateurs indépendants) ;
- le rapprochement par financeur : ce qui a été facturé et ce qui a été encaissé, croisés sans copier-coller d’un fichier à l’autre ;
- des alertes avant que ça tombe : un document ou une certification qui approche de son échéance, une facture de formateur en attente depuis trop longtemps, avec une personne désignée pour s’en occuper ;
- votre marge par session et par formateur : à jour, sans sortir la calculatrice.
L’ordre compte. L’automatisation n’arrive qu’après, une fois que chacun sait ce qu’il a à faire, sinon elle accélère le désordre au lieu de le régler. Les étapes sont détaillées sur la page qui présente ma méthode.
