Vous avez peut-être déjà un devis sur le bureau ou un logiciel repéré, et au moment de signer, la même question revient : est-ce que quelqu’un peut en payer une partie ? La question est bonne, c’est l’ordre dans lequel on se la pose qui coince.
Quand vous commencez par chercher l’aide, vous finissez souvent par tordre le projet pour qu’il rentre dans les cases du dispositif, et vous vous retrouvez avec un outil qui répond au formulaire plutôt qu’à votre semaine. Je vais être honnête tout de suite : monter des dossiers de financement, ce n’est pas mon métier. Et je ne vous donnerai aucun montant, parce qu’ils changent trop souvent pour qu’un article reste juste. Ce que je peux vous donner, c’est la démarche que je suivrais à votre place, avec les adresses officielles où tout vérifier.
Avant de chercher l’argent, écrivez votre projet sur une page.
Personne ne peut vous dire si un projet se finance tant qu’il tient dans une phrase comme « digitaliser l’organisme ». Un conseiller d’OPCO ou un chargé de mission à la Région a besoin de savoir ce qui coince aujourd’hui, ce que vous voulez changer et qui, dans l’équipe, va devoir travailler autrement.
Sur cette page, je mettrais :
- ce qui vous prend du temps aujourd’hui, avec un exemple précis, comme la ressaisie des inscriptions ou les relances aux formateurs ;
- ce que vous voulez à la place, dit simplement ;
- les personnes concernées, et ce qu’elles devront apprendre ;
- ce qui relève d’un outil à acheter ou à faire construire, et ce qui relève d’une formation ;
- le calendrier que vous visez.
Cette page, vous en aurez besoin de toute façon, financement ou pas. C’est elle aussi qui vous servira quand il faudra comparer des prestataires, parce que vous pourrez demander exactement la même chose à chacun.
Séparez la formation de l’outil avant d’appeler qui que ce soit.
Les OPCO, vous les connaissez mieux que la plupart des chefs d’entreprise, parce que vous les côtoyez toute l’année du côté de vos stagiaires. Vous y pensez pourtant rarement pour votre propre équipe, alors que le mécanisme est le même : votre organisme cotise, et son OPCO peut financer la formation de vos salariés, selon ses règles de prise en charge.
Une aide à la formation paie de la formation, et en principe rien d’autre. Le logiciel, l’abonnement ou le temps du prestataire qui construit vos automatisations restent hors du cadre, et c’est la première chose que je ferais confirmer par votre conseiller. Pour ces parties-là, il faut regarder du côté de la Région et des conseillers publics, et c’est là que les choses bougent le plus vite.
Que peut financer votre OPCO ?
Si vous ne savez pas de quel OPCO vous dépendez, France compétences a un service, Quel est mon OPCO, qui le retrouve à partir de votre SIRET. Ensuite, appelez votre conseiller à l’OPCO. Le Code du travail (article L6332-1) confie aux OPCO un service de proximité au bénéfice des très petites, petites et moyennes entreprises, notamment pour les aider à analyser et à définir leurs besoins en formation « au regard des mutations économiques et techniques » de leur secteur. En clair, cet appel est prévu pour ça.
Avec la page du projet sous les yeux, je lui demanderais :
- quelles formations de l’équipe peuvent être prises en charge, et à quelles conditions ;
- ce qu’il faut envoyer, et combien de temps avant le début de la formation ;
- les conditions imposées à l’organisme qui dispensera la formation ;
- si votre propre formation de dirigeant passe par l’OPCO ou par un autre fonds.
Notez les réponses, avec la date et le nom de la personne, puis demandez-lui une confirmation par e-mail. Les règles de prise en charge évoluent, et c’est cet e-mail qui vous évitera une mauvaise surprise au moment du paiement.
Qui interroger pour l’outil et le conseil ?
Pour tout ce qui n’est pas de la formation, je commencerais par Conseillers-Entreprises, un service public dont la mise en relation est gratuite : vous décrivez votre besoin, le service identifie le bon conseiller public sur votre territoire, et c’est ce conseiller qui vous rappelle. Le portail France Num, piloté par la Direction générale des Entreprises, a de son côté une page par région, avec les partenaires locaux et les aides à la numérisation des petites entreprises.
En Provence-Alpes-Côte d’Azur, la Région Sud porte un programme, Move2Digital, monté avec la Commission européenne et la Métropole Aix-Marseille-Provence. Concrètement, on y fait le point sur vos usages numériques, on vous aide à écrire un plan et à trouver des cofinancements, et selon les services, c’est gratuit ou à coût réduit. Il faut être une PME de la région, autonome, c’est-à-dire qui ne dépend pas d’un groupe, et à jour de ses cotisations. Si votre organisme est dans les Bouches-du-Rhône, je peux venir sur place, et ailleurs dans la région, on travaille à distance, comme je l’explique sur la page consacrée à la région.
En préparant cet article, je suis tombé sur une autre aide de la Région, Mon Assistant IA, encore présentée sur d’autres sites alors que sa fiche officielle la dit « actuellement suspendue ». C’est pour ça que j’insiste autant sur la vérification : un dispositif peut fermer entre le jour où vous en entendez parler et le jour où vous déposez votre demande.
Le dossier que je garderais sous la main.
Les pièces demandées dépendent de chaque dispositif, mais elles se ressemblent beaucoup. Pour Mon Assistant IA, l’aide suspendue dont je parlais plus haut, la Région demandait un extrait d’immatriculation au Registre national des entreprises, la liasse fiscale du dernier exercice clos et une attestation de vigilance URSSAF en cours de validité.
Je rassemblerais donc, dans un seul dossier :
- votre SIRET, votre effectif et votre convention collective ;
- la page du projet ;
- les devis, s’il y en a déjà, avec ce qui relève de l’outil et ce qui relève de la formation bien séparés ;
- les noms des personnes à former ;
- votre extrait d’immatriculation, votre dernière liasse fiscale et votre attestation de vigilance URSSAF, à jour.
Vous allez ressortir ce dossier plusieurs fois. Le jour où un conseiller vous réclame une pièce, vous l’avez en deux minutes, au lieu de passer la soirée à la chercher.
N’attendez pas le financement parfait pour commencer.
Un projet comme celui-là se construit par étapes, et la première ne demande souvent aucun achat d’outil : remettre à plat, avec l’équipe, la façon dont les choses se passent vraiment, avant de choisir quoi que ce soit.
C’est la première chose que je fais dans chaque mission, et la page méthode raconte la suite, étape par étape.
