Vous ouvrez ChatGPT, vous lui demandez un mail de relance pour un formateur, et il vous sort en dix secondes quelque chose de très correct. Sauf qu’il ne sait pas que ce formateur intervient mardi prochain, que son CV date de trois ans et que sa facture du mois dernier, vous l’attendez toujours. Tout ça, c’est vous qui le savez, et c’est encore vous qui allez le recopier dans le mail.
La différence entre une IA qui fait la conversation et une IA qui vous rend du temps se joue là. Celle qui sert dans un organisme de formation, c’est celle qui va lire vos propres données au lieu d’attendre que vous les lui recopiiez. Et pour qu’elle les lise, il faut qu’elles soient rangées quelque part, ce qui suppose d’avoir regardé avant comment votre équipe travaille, et c’est souvent là que ça coince.
Pourquoi ChatGPT tout seul ne change pas votre semaine.
Un outil de conversation comme ChatGPT, vous lui donnez du contexte à la main, il répond, et la fois suivante, vous recommencez, parce qu’il ne voit ni votre planning ni l’état de vos émargements. Pour un brouillon de mail ou une reformulation, c’est très bien, je m’en sers moi-même.
Ce qui vous prend des heures, en fait, c’est de croiser les informations : savoir quel formateur intervient sur quelle session, à quel coût et avec quels documents à jour. Ça, ChatGPT ne peut pas le deviner.
Je l’ai vécu de près. Dans un organisme de formation où j’interviens, il y avait au départ un tableau par session, et pour faire une seule facture, il m’arrivait d’en ouvrir une dizaine avant de tomber sur la bonne ligne. Personne ne travaillait mal, tout était juste éparpillé. Le jour où chaque bulletin d’inscription signé a créé de lui-même une ligne dans le tableau administratif, avec les informations de la vente, j’ai arrêté de courir d’un fichier à l’autre pour les retrouver, et il n’y avait pas une once d’IA là-dedans.
Tant que l’IA ne lit pas vos données, c’est vous qui allez chercher l’information dans vos fichiers pour la coller dans ChatGPT, puis qui recopiez la réponse ailleurs. Vous faites le travail d’une automatisation, et c’est exactement ce qu’on cherche à vous enlever. J’en parle plus longuement dans l’article sur la ressaisie manuelle.
Ce qu’on branche, et dans quel ordre.
Brancher l’IA, concrètement, ça veut dire lui donner accès, en lecture, aux endroits où vivent les informations de votre organisme. Mais avant de toucher au moindre outil, je regarde comment les choses se passent chez vous, qui fait quoi et qui vérifie.
Pour moi, brancher l’IA sur un process cassé, c’est foncer plus vite dans le mur, parce qu’elle va reproduire vos erreurs avec beaucoup d’application et à une vitesse que personne ne pourra suivre. C’est pour ça que, dans ma méthode, je commence par venir voir votre équipe travailler, et que les outils n’arrivent qu’après.
Je ne vous dis pas ça de haut. Pilote, l’outil que je me construis pour suivre ma propre activité, je l’ai d’abord monté à partir d’une liste de fonctions, sans regarder de près comment je travaillais. Je raconte dans les coulisses ce qui s’est passé ensuite, et pourquoi j’ai dû écrire mes process avant de tout reprendre.
Une fois le process écrit, le reste se pose en trois couches, l’une après l’autre.
- Une base rangée. Vos sessions, vos formateurs, vos contrats et vos factures sont dans une base propre, Airtable ou Supabase par exemple, plutôt que dans douze fichiers Excel et trois boîtes mail.
- Des automatisations. Des scénarios dans n8n ou Make font circuler l’information entre vos outils, et plus personne ne la recopie : un formateur ajouté d’un côté apparaît de l’autre, une session clôturée prépare sa facture.
- L’IA en bout de chaîne. Quand la donnée est propre et qu’elle circule, l’IA la lit, rédige, prépare et vous signale ce qui cloche. Elle ne décide pas à votre place.
Si les deux premières couches tiennent, l’IA devient franchement utile. Dans l’organisme aux dix tableaux dont je parlais plus haut, la correction des devoirs déposés est automatique, et l’IA rédige pour chaque stagiaire le détail de ses erreurs, de quoi préparer sa séance individuelle avec le formateur. Pour ne pas se tromper de copie, elle a besoin que chaque devoir arrive déjà rattaché au bon stagiaire et à la bonne session.
Là où l’IA branchée vous rend du temps.
Ce sont des situations courantes dans un organisme qui travaille avec un réseau de formateurs. Prenez-les comme des exemples pour vous projeter.
Les documents de vos formateurs.
Pour chaque formateur, surtout s’il est indépendant, vous gardez un CV, des justificatifs et des attestations, et vous préférez qu’ils soient à jour quand l’auditeur les demande plutôt que de courir après la veille. Avec 20 ou 30 formateurs, suivre tout ça à la main dans un tableur, c’est le genre de chose qui vous revient en tête un dimanche soir.
Branchée sur votre base de formateurs, l’IA repère les documents trop anciens ou manquants, prépare pour le bon formateur une relance qui dit précisément ce qu’il doit vous envoyer, et vous sort à tout moment la liste des dossiers incomplets. Il vous reste à relire et à envoyer. Pour l’organisation autour de ces formateurs, j’ai écrit un article sur le suivi des formateurs indépendants.
La marge de chaque session.
Combien vous rapporte une session, une fois le formateur payé, le temps passé sur le dossier compté et les frais réglés ? Si la réponse vit dans votre tête ou dans un export que vous refaites une fois par trimestre, vous choisissez un peu à l’aveugle les formations à relancer.
Là, je vais être honnête : l’essentiel du travail, ce sont la base et les automatisations qui le font, en mettant chaque session en face des factures de ses formateurs et en calculant au fil de l’eau la marge par session et par formateur. L’IA arrive à la fin, pour vous écrire chaque lundi ce qui a bougé et vous signaler la formation qui coûte plus qu’elle ne rapporte.
Ce que les financeurs vous doivent encore.
Vous facturez plusieurs financeurs (les OPCO, les entreprises, la Caisse des dépôts pour le CPF), et chacun paie à son rythme. Rapprocher ce qui était attendu de ce qui est arrivé sur le compte, c’est un travail de fourmi qu’on finit souvent par faire un soir, tard, quand tout le monde est parti.
Une fois qu’elle lit vos factures et vos relevés bancaires, l’IA vous dit ce qui manque, financeur par financeur, et vous prévient d’un retard avant qu’il ne devienne un trou dans la trésorerie. Si vous sous-traitez des sessions financées par le CPF, le même rapprochement vous aide à surveiller la part de votre chiffre d’affaires CPF que vous confiez à d’autres, parce qu’elle est plafonnée. Je détaille la règle dans l’article sur le plafond de sous-traitance du CPF.
Par où commencer sans tout casser.
Vous n’avez pas besoin de refaire tout votre système d’information pour démarrer. On prend le sujet qui vous pèse le plus, et on le traite jusqu’au bout avant de passer au suivant.
- Choisissez le sujet qui vous fait rouvrir l’ordinateur le soir : les documents des formateurs, la marge des sessions ou les paiements des financeurs.
- Regardez comment il se traite aujourd’hui, qui s’en charge et qui vérifie, avant d’ouvrir le moindre outil.
- Rangez la donnée de ce sujet dans une base propre, parce que tant qu’elle reste éparpillée dans des fichiers, aucune IA ne fera de miracle.
- Mettez en place une automatisation qui tient cette base à jour toute seule.
- Branchez l’IA dessus, pour lire, préparer les relances et vous alerter.
- Quand ça tourne et que votre équipe s’en sert, passez au sujet suivant.
C’est moins spectaculaire que de « mettre de l’IA partout », je vous l’accorde. Ce que vous installez, c’est une couche au-dessus des outils que vous avez déjà, qui fait passer de l’un à l’autre les informations qu’ils ne s’échangent pas, comme je l’explique dans l’article sur les logiciels de gestion qui restent dans leur coin.
